Hướng dẫn các bước vẽ biểu đồ so sánh trong Excel

Vẽ biểu đồ so sánh trong Excel được tiến hành thực hiện như thế nào? Đây là một trong những thắc mắc được rất nhiều người quan tâm và cùng nhau chia sẻ thông tin. Bài viết dưới đây chúng tôi đã tổng hợp chi tiết những thông tin liên quan đến vấn đề này, các bạn hãy cùng nhau tìm hiểu nhé!

Hướng dẫn về cách vẽ biểu đồ so sánh trong Excel ở dạng cột lồng nhau

Dưới đây là chi tiết về các bước trong cách vẽ biểu đồ so sánh trong Excel cụ thể như sau:

Hướng dẫn cách chèn biểu đồ so sánh trong Excel, nhập dữ liệu báo cáo vào trong biểu đồ

Trước tiên để vẽ biểu đồ so sánh ở trong Excel đó là chèn biểu đồ. Tiếp đến, các bạn hãy tiến hành nhập dữ liệu từ báo cáo ở trên Excel vừa tính toán tại phần trên vào biểu đồ.

Để tiến hành vẽ biểu đồ so sánh trong Excel, các bạn hãy vào tab Insert -> Biểu đồ cột -> Biểu đồ 2D – Column -> Clustered Column.

>>> Tham khảo thêm thông tin các lệnh trong Excel

Biểu đồ so sánh trong Excel hiện đang là một trang trắng bởi Excel hiện vẫn chưa xác định dữ liệu cần biểu thị. Vì vậy, các bạn sẽ lựa chọn dữ liệu từ báo cáo ở trên Excel nhằm đưa vào biểu đồ bằng cách vào tab Chart Tools -> Design -> Select Data.

Vào trong hộp thoại Select Data Resource hiện lên. Tại đây các bạn hãy lựa chọn dữ liệu từ báo cáo ở trên Excel cụ thể như sau:

Ở mục Legend Entries:

Nhấn chọn Add, thêm dữ liệu vào từng phần như sau:

• Tại phần KPIs: Series name là ô F2 (tên tiêu đề cột KPIs), Series values đó là vùng dữ liệu của báo cáo ở trên Excel cho cột kế hoạch từ F3:F12.
• Phần thực tế: Series name là ô G2 (tên tiêu đề cột Thực tế), Series values sẽ là vùng dữ liệu của báo cáo cho cột thực hiện từ G3:G12.

Cũng sẽ tương tự như ở mục Horizontal (category) Axis Labels, nhấn chọn Edit, sau đó hãy thêm dữ liệu cột “Sản phẩm” từ báo cáo ở trên Excel. Sau khi các bạn đã hoàn tất nhập dữ liệu, biểu đồ so sánh ở trong Excel sẽ cụ thể như sau:

Thay đổi giao diện biểu đồ so sánh trong Excel

Các bạn đã vẽ biểu đồ so sánh trong Excel ở dạng cột. Nhưng thay vì để cột “Kế hoạch” (cột xanh) và cột “Thực tế” (cột cam) liền với nhau, nếu như bạn muốn 2 cột này lòng vào với nhau.

Trước tiên, các bạn cần phải ấn vào 1 cột bất kỳ ở trong biểu đồ, nhấn chuột phải chọn vào mục Change Series Chart Type…

>>> Xem thêm về cách dùng hàm Vlookup giữa 2 sheet

Tại đây cửa sổ Change Chart Type sẽ xuất hiện. Bạn hãy đánh dấu tại mục Secondary Axis Label cho nhóm cột Thực hiện. Lưu ý, các bạn cần phải giữ Chart Type của biểu đồ đó là Clustered Column.

Như vậy là các bạn đã lòng từng nhóm cột vào với nhau. Ở trên biểu đồ so sánh trong Excel sẽ xuất hiện thêm một trục tung ở bên phải. Tại đây các bạn sẽ nhận thấy một vấn đề cụ thể như sau: tham số 2 trục tung khác nhau. Như vậy là dữ liệu báo cáo ở trên Excel được hiển thị sẽ không có ý nghĩa so sánh.

Nhằm để giải quyết được vấn đề này, các bạn cần phải đưa 2 trục về thước đo giống nhau. Theo đó, các bạn hãy tuân theo nguyên tắc như sau: điều chỉnh trục đang có số nhỏ hơn. Cụ thể cách thức thực hiện cụ thể như sau:

Lựa chọn trục bên phải (trục nhỏ hơn), nhấn chuột phải lựa chọn Format Axis.

Tại cửa sổ Format Axis sẽ xuất hiện bên phải màn hình. Tại đây bạn hãy thay đổi từng số đo của trục tọa độ này sao cho nó tương ứng với trục còn lại: min = 0, max = 120.

Như vậy, các bạn sẽ thu được kết quả biểu đồ so sánh trong Excel như sau:

Khi đó, dữ liệu từ báo cáo trên Excel đã được thể hiện rõ hơn ở trong biểu đồ. Nhằm biểu thị được sự khác biệt giữa cột KPIs và cột Thực tế, các bạn hãy thực hiện thêm 1 bước điều chỉnh tại phần thân biểu đồ để cho chột Thực tế nhỏ hơn so với cột KPIs. Theo đó, các bạn hãy tiến hành thực hiện như sau:

• Lựa chọn cột KPIs (cột xanh) -> Format Data Series.
• Tại đây cửa sổ Format Data Series xuất hiện. Ở mục Gap Width sẽ thiết lập chiều rộng cột tại mức khoảng 40% (số càng nhỏ thì khi đó phần thân của biểu đồ càng rộng ra).

Như vậy, các bạn cũng thấy phần cột KPIs đã nằm bao quanh bên ngoài ở phần cột Thực tế.

• Các sản phẩm có phần cột Thực tế vượt ra ngoài phạm vi cột KPIs tức là Vượt KPIs.
• Từng sản phẩm có phần cột Thực tế nằm bên trong của phạm vi cột KPIs nghĩa là chưa đạt KPIs.

Những lưu ý khi vẽ biểu đồ so sánh trong Excel

– Dữ liệu đã được tổng hợp lại, sẽ không phải dữ liệu chi tiết: nghĩa là cùng một đối tượng nhưng sẽ xuất hiện nhiều lần, trên nhiều dòng, mỗi dòng sẽ thể hiện một nội dung chi tiết. Nhờ vào đó các bạn sẽ vẽ được biểu đồ thể hiện đúng và đầy đủ về nội dung.

– Dữ liệu vẽ biểu đồ cần phải thống nhất về định dạng và loại dữ liệu: những dữ liệu phải cùng loại cùng là Text hay là cùng là Number, % chứ không được lẫn lộn giữa từng loại này và những dữ liệu cùng loại phải nằm trên cùng một hàng hay là cùng một cột. Cũng nhờ vào đó các bạn sẽ xác định được dạng biểu đồ phù hợp.

– Những trường dữ liệu (tên cột, hàng) cần phải có nội dung rõ ràng: theo đó việc này sẽ ảnh hưởng khi vẽ lên biểu đồ, các bạn cũng có thể gặp phải tình trạng không biết những thành phần của biểu đồ thể hiện nội dung là gì. Cần phải xác định từng nội dung, khi đó mới đọc được ý nghĩa của biểu đồ, cũng nhờ vào đó các bạn sẽ xác định được ý nghĩa của từng nội dung được thể hiện ở trên biểu đồ.

Theo đó, những sai lầm thường gặp phải khi vẽ biểu đồ trên Excel đó là bất cứ dữ liệu nào cũng sẽ thành biểu đồ được. Chính điều này sẽ gây ra những lỗi rất khó chỉnh sửa, cụ thể:

+ Không biết lựa chọn loại biểu đồ nào.

+ Dữ liệu biểu diễn không đúng ở trên biểu đồ.

+ Thiếu hoặc là thừa nội dung cần biểu diễn.

+ Biểu đồ sai mà không biết được nguyên nhân, không biết được cách chỉnh sửa như thế nào cho đúng.

Kết luận

Với toàn bộ những thông tin ở trên đã giúp cho mọi người được biết rõ về cách thức vẽ biểu đồ so sánh trong Excel. Hãy cùng nhau chia sẻ những kiến thức hữu ích này để mọi người cùng hiểu rõ nhé!