Hướng dẫn lọc và trích xuất dữ liệu trong Excel

Trích, lọc dữ liệu sang Sheet khác là thao tác rất cần thiết đối với người làm công tác báo cáo, thống kê. Ở bài viết này giúp bạn lọc và trích xuất dữ liệu trong Excel dễ dàng.

Bạn muốn trích lọc dữ liệu theo các điều kiện để in ấn sang Sheet khác nhưng các vùng dữ liệu nằm cách xa nhau. Như vậy bạn rất cần gom lại bằng cách lọc dữ liệu và xuất dữ liệu. Khi các thao tác này thực hiện thì dữ liệu sẽ được chuyển tự động sang sheet khác.

Trích, lọc dữ liệu là một chức năng khá quan trọng rất cần thiết đối với người làm công tác báo cáo, thống kê được sử dụng phổ biến trong Excel. Chức năng trích- lọc trong Excel lọc sẽ giúp ta dễ dàng tìm thấy các thông tin nào đó một cách dễ dàng, chính xác hơn. Đối với các bảng tính chứa nhiều thông tin khác nhau (Excel 2007, 2010 và 2013 việc trích-lọc dữ liệu gần như giống nhau).

3 hàm rút trích dữ liệu sang sheet khác

Sử dụng hàm Vlookup để rút trích dữ liệu sang Sheet khác

Sử dụng hàm Vlookup cú pháp hàm Vlookup trong rút trích dữ liệu sang sheet khác: =VLOOKUP (giá trị tra cứu, phạm vi bảng, số cột) bạn sẽ tìm kiếm được các dữ liệu chỉ định trong 1 nguồn nào. Để sử dụng hàm này bạn cần phải nắm được cú pháp Vlookup, sử dụng hàm Vlookup kết quả sẽ trả về bất cứ ô nào có thông tin theo đúng yêu cầu của bạn.

Giá trị tra cứu là ô mà có định danh duy nhất trong bảng tính Excel. Số cột là số lượng cột mà bạn đang cần tìm dữ liệu trên đó. Số cột khác với ký hiệu của cột. Phạm vị bảng là vị trí các ô có định danh thuộc vào cột đầu tiên. Bạn cần phân biệt kỹ 2 thuật ngữ True/False. False: Trích rút ra dữ liệu phải giống nhau. True: Trích rút ra dữ liệu gần giống nhau và vẫn chấp nhận được.

Trích lọc với 1 trường dữ liệu có chứa 1 điều kiện

Bạn nên sử dụng cách này để trích lọc dữ liệu với lượng dữ liệu lớn

Bước 1: Tiêu đề cột phải trùng với tiêu đề trong bảng cần trích lọc dữ liệu

Bước 2: Vào thẻ Data -> Advanced

Bước 3: Hộp thoại Advanced xuất hiện lựa chọn như sau:

– Chọn vào mục Copy to another location chọn nội dung đã trích lọc sang vị trí mới.

– Mục Cirteria range chọn điều kiện trích lọc dữ liệu

– Mục Copy to: dán nội dung dữ liệu sau khi đã trích lọc được.

– Mục List range: chọn vùng dữ liệu chứa dữ liệu cần trích lọc.

-Mục Cirteria range: Lựa chọn điều kiện trích lọc dữ liệu

Bước 4: chọn OK -> dữ liệu đã được trích lọc sang sheet mới mà bạn đã chọn

Trích lọc dữ liệu với nhiều điều kiện

Bạn cần chú ý tên tiêu đề cột chứa điều kiện trích lọc các điều kiện cùng nằm trên 1 hàng và phải trùng với tên tiêu đề cột trong bảng dữ liệu nguồn.

Với việc trích lọc dữ liệu có chứa nhiều điều kiện kiện trong mục Cirteria range bạn lựa chọn toàn bộ điều kiện đã tạo. Kết quả bạn đã trích lọc dữ liệu với 2 điều kiện.

Rút trích dữ liệu sang sheet khác bằng hàm MATCH

Hàm Match là hàm trả về giá trị được thể hiện bằng vị trí ô bạn tìm kiếm và sẽ trả về dữ liệu tại sheet 2 trong Excel.

Cú pháp của hàm MATCH khi bạn muốn dùng để rút trích dữ liệu sang sheet khác là: =MATCH (giá trị tra cứu, phạm vi bảng).

Kiểu trùng: là tham số tùy chọn và không bắt buộc bạn đưa ra điều kiện để tìm ra dữ liệu rút trích.

Giá trị tìm kiếm: là ô phải có định định danh thể hiện là duy nhất.

Phạm vị bảng: Là danh sách các ô dữ liệu trích rút trên đó.

MATCH so với hàm VLOOKUP sẽ phức tạp hơn khi bạn áp dụng cho 1 tên phạm vi cụ thể nào đó.

Sử dụng hàm INDEX để trích rút dữ liệu sang sheet khác

INDEX là hàm kết hợp giữa 2 hàm VLOOKUP và MATCH hàm INDEX có sự đối lập đối với hàm MATCH. INDEX là hàm có cách thức trích rút giống với hàm VLOOKUP. Khi bạn đưa ra hàng hay cột của dữ liệu nào cần trích hàm VLOOKUP sẽ trả về giá trị của ô đó là gì.

Cú pháp hàm INDEX trong rút trích dữ liệu sang sheet khác là: = INDEX (phạm vi dữ liệu, số hàng, )

Trong đó:

Phạm vi dữ liệu: Là danh sách các ô bạn đang cần tìm kiếm dữ liệu trích

Số cột: Là số cột của bảng phạm vi dữ liệu.

Số hàng: Là hàng dữ liệu.

Như vậy, việc lọc và trích xuất dữ liệu trong Excel tìm kiếm và rút trích dữ liệu sang sheet khác là 1 công cụ hữu ích. Bạn có thể rút trích toàn bộ dữ liệu nào đó sang sheet khác.