Các cách giảm dung lượng file Excel hiệu quả và nhanh chóng

Excel với nguồn chứa dữ liệu lớn dễ dẫn đến việc tăng dung lượng. Dưới đây là các cách giảm dung lượng file Excel hiệu quả và nhanh chóng bạn có thể áp dụng luôn.

Nguyên nhân làm cho file Excel nặng, tốc độ xử lý kém

• Trong File Excel nếu có chứa hành ảnh có độ phân giải cao hoặc có nhiều công thức phức tạp thì sẽ khiến file Excel của bạn bị chậm;
• File Excel cũng có thể bị lỗi nếu như bạn áp dụng quá nhiều định dạng khác nhau;
• Các ô bảng không sử dụng nhưng đã được định dạng cũng là nguyên nhân gây ra chậm file.

Lợi ích của việc giảm dung lượng file Excel

• Giúp tăng tốc độ xử lý file Excel;
• Dữ liệu trong Excel sẽ được chia sẻ một cách nhanh chóng, dễ dàng;
• Để mở dữ liệu dễ dàng không cần phải dùng đến ứng dụng giải nén khác.

Các cách giảm dung lượng file Excel hiệu quả và nhanh chóng

Lưu file dưới dạng tập tin nhị phân

Bước 1: Mở tập tin Microsoft Excel lên. Nhấp đúp chuột vào ứng dụng Exel màu trắng với chữ X màu xanh lá, sau đó, bạn nhấp vào nút File, nhấp tiếp vào tùy chọn Open… (mở) rồi chọn file cần thao tác.

Bước 2: Để lưu file mới, bạn nhấp chuột vào File.

Bước 3: Chọn Save As… (lưu dưới dạng…).

Bước 4: Tiếp tục, bạn gõ tên tập tin mới vào hộp thoại.

Bước 5: Sau đó, nhấp vào trình đơn thả xuống nằm ở mục “File Format” (định dạng tập tin).

Bước 6: Nằm bên dưới hạng mục “Specialty Formats” chọn định dạng Excel Binary Workbook (tập tin nhị phân). So với file có đuôi .xls tiêu chuẩn thì tập tin được lưu dưới định dạng này có dung lượng nhỏ hơn nhiều.

Xem ngay: Cách đổi phông chữ vni-times sang time new roman trong Excel để biết cách làm

Bước 7: Cuối cùng, nhấp vào nút Save. Trong máy tính của bạn lúc này đã có file nhỏ hơn.

Loại bỏ định dạng có điều kiện

Bước 1: Mở tập tin Microsoft Excel lên. Nhấp đúp chuột vào ứng dụng Exel màu trắng với chữ X màu xanh lá, sau đó, bạn nhấp vào nút File, nhấp tiếp vào tùy chọn Open… rồi chọn file cần thao tác.

Bước 2: Nằm phía trên màn hình nhấp vào tab Home.

Bước 3: Nằm trong phần “Styles” (mẫu) trên bảng điều khiển, bạn nhấp tiếp vào nút Conditional Formatting (định dạng có điều kiện).

Bước 4: Chọn tiếp tùy chọn Clear Rules (xóa các quy tắc).

Bước 5: Cuối cùng, bạn nhấp chuột vào Clear Rules from Entire Sheet (xóa quy tắc trong tất cả sheet).

Loại bỏ định dạng khỏi các hàng và cột trống

Bước 1: Mở tập tin Microsoft Excel lên. Nhấp đúp chuột vào ứng dụng Exel màu trắng với chữ X màu xanh lá, sau đó, bạn nhấp vào nút File, nhấp tiếp vào tùy chọn Open… rồi chọn file cần thao tác.

Bước 2: Những hàng trống bạn chọn tất cả. Hãy nhấp chuột vào số thứ tự của hàng rỗng đầu tiên, sau đó nhấn và giữ tổ hợp phím Ctrl+⇧ Shift+↓ (Windows) hay ⌘+⇧ Shift+↓ (MacBook).

Nằm ở góc dưới là phím điều hướng, bên phải đối với hầu hết các loại bàn phím.

Bước 3: Tiếp tục, hãy nhấp chuột vào tab Home (Windows) hoặc tab Edit (Mac) nằm trong thanh menu.

Bước 4: Nhấp vào nút Clear (xóa).

Bước 5: Bạn chọn Clear All (xóa hết) đối với hệ điều hành Windows hay Format (định dạng) đối với hệ điều hành Mac để hoàn tất thao tác. Những ô không dùng đến, thao tác này sẽ xóa các định dạng không cần thiết.

Bước 6: Chọn tất cả các cột trống. Hãy nhấp chuột vào chữ cái quy định hàng rỗng đầu tiên, sau đó nhấn và giữ tổ hợp phím Ctrl+⇧ Shift+→ (Windows) hoặc ⌘+⇧ Shift+→ (Mac).

Nằm ở góc dưới là phím điều hướng, bên phải đối với hầu hết các loại bàn phím.

Bước 7: Tiếp tục, bạn nhấp chuột vào tab Home (Windows) hoặc tab Edit (Mac) nằm trong thanh menu.

Bước 8: Nhấp vào nút Clear (xóa).

Bước 9: Cuối cùng, nhấp chuột vào Clear All (Windows) hay Format (Mac). Những ô không dùng đến thì thao tác này sẽ xóa các định dạng không cần thiết. Điều này cũng làm giảm dung lượng Excel.

Loại bỏ định dạng khỏi ô trống trên Mac

Bước 1: Mở tập tin Microsoft Excel lên. Nhấp đúp chuột vào ứng dụng Exel màu trắng với chữ X màu xanh lá, sau đó, bạn nhấp vào nút File, nhấp tiếp vào tùy chọn Open… rồi chọn file cần thao tác.

Bước 2: Nằm phía trên màn hình Nhấp chuột vào tab Edit.

Bước 3: Chọn tùy chọn Find (tìm kiếm).

Bước 4: Nhấp tiếp vào Go To….

Bước 5: Tiếp theo, nhấp chuột vào Special….

Bước 6: Nhấp vào nút chọn Blanks.

Bước 7: Sau đó, bạn nhấp OK. Toàn bộ ô trống trong dữ liệu sẽ được tô sáng.

Bước 8: Tiếp tục, nhấp chuột vào phần Edit trong thanh menu.

Bước 9: Nhấp vào nút Clear.

Bước 10: Cuối cùng, để hoàn thành nhấp vào Format.

Xóa các Data Links

Link cũng khiến cho Excel nặng dung lượng vì thế bạn cũng có thể thao tác xóa Data Links

Bước 1: Mở Excel > Chọn Data > Chọn Edit Links > Chọn link liên kết mà bạn muốn xóa > Chọn Break Link.

Click ngay: cách đóng băng nhiều dòng trong Excel để biết cách làm đúng

Bước 2: Chọn Break Link lại để xác nhận.

Xóa Watch Window

Bước 1: Mở file Excel mà bạn muốn thực hiện xóa Watch Window.

Bước 2: Chọn Formulas  > Chọn Watch Window.

Bước 3: Chọn Delete Watch.

Watch Window đã được xóa sau khi hoàn tất các bước.

Xóa các Named Range có trong file Excel

Đây cũng là một trong những cách làm giúp cho giảm dung lượng file Excel một cách hiệu quả nhất.

Bước 1: Mở file Excel bạn muốn xóa Named Range.

Bước 2: Chọn Formulas > Chọn Name Manager.

Bước 3: Chọn tên bị lỗi mà bạn muốn xóa > Nhấn Delete.

Bước 4: Nhấn OK để xác nhận.

Nén dung lượng ảnh có trong bảng tính

Bước 1: Mở tập file Excel mà bạn muốn nén dung lượng hình ảnh.

Bước 2: Bấm vào hình mà bạn muốn giải nén > Chọn Format > Chọn Compress Pictures.

Bước 3: Bỏ tích ở mục Apply only to this picture > Chọn Email (96 ppi): minimize document size for sharing > Bấm OK.

Dùng trình duyệt Virus Macro

Để giảm dung lượng file Excel thì trình duyệt Virus Macro cũng là một cách làm rất hay. Khi bạn mở file excel sẽ đặt tên bảng tính mới cho bạn luôn như “yyy” hoặc “Book1” cùng với đó là những cảnh báo của Macro. Bạn lựa chọn gợi ý giảm dung lượng của file Excel để đạt được hiệu quả cao.

Cách khắc phục bạn cần thực hiện theo thứ tự sau:

Mở file Excel > Sao chép toàn bộ dữ liệu sang file khác > Mở file mới > Dán toàn bộ dữ liệu vừa sao chép > Chọn Save > Xóa file cũ.

Trên đây là các cách giảm dung lượng file Excel hiệu quả và nhanh chóng. Chúc các bạn thành công!