Hướng dẫn cách gộp dữ liệu 2 cột trong Excel theo hàm

Gộp dữ liệu 2 cột trong Excel là thủ thuật cũng thường xuyên được sử dụng. Thế nhưng không phải ai cũng nắm rõ được cách làm. Dưới đây là hướng dẫn cách gộp dữ liệu 2 cột trong Excel theo hàm.

Cách gộp dữ liệu 2 cột trong Excel theo hàm

Để không mất dữ liệu khi gộp 2 cột vào nhau thì chúng ta cần gộp nội dung của chúng sang một cột mới. Tùy vào nhu cầu sử dụng thì bạn có thể xóa các cột ban đầu đi hoặc giữ lại.

Giả sử ban đầu chúng mình có một bảng dữ liệu với phần họ và tên nằm ở 2 cột khác nhau như sau:

Xem ngay: cách gỡ bỏ chế độ read only trong Excel để biết cách làm đúng

Ghép cột trong Excel bằng toán tử &

Chúng ta sẽ nhập vào một cột mới công thức như sau để gộp cột Họ và cột Tên với nhau:

=D5&” “&E5

Trong công thức trên có các thành phần sau:

• D5: Ô đầu tiên chứa dữ liệu của cột Họ
• E5: Ô đầu tên chứa dữ liệu của cột Tên
• Dấu nháy kép (” “): Dùng để tạo dấu cách giữa dữ liệu của 2 cột sau khi gộp.

Cột còn lại là cột Họ và cột Tên riêng nếu không càn thiết thì bạn có thể giữ hoặc xóa. Nếu bạn muốn xóa thì cần lưu ý để không mất dữ liệu ở cột vừa ghép dữ liệu 2 cột thành 1 cột trong Excel (cột F) thì cần làm thêm các bước sau:

Bước 1: Bôi đen toàn bộ vùng chứa dữ liệu của cột Họ và tên

Bước 2: Bấm tổ hợp phím tắt Ctrl + C

Bước 3: Trong Paste Options nhấp chuột phải vào cột Họ và tên rồi chọn Paste Value. Đây là các copy giá trị không copy công thức trong Excel.

Lúc này dữ liệu của cột Họ và tên đã trở thành dạng giá trị bình thường, công thức có liên quan đến cột Họ hay cột Tên nó sẽ không còn phụ thuộc nữa. Do đó, nếu không muốn sử dụng bạn có thể xóa 2 cột riêng đi.

Ghép dữ liệu 2 cột thành 1 cột trong Excel bằng hàm CONCATENATE

Hàm CONCATENATE trong Excel là một hàm nối chuỗi dùng để hợp nhất văn bản, nối chuỗi ký tự. Hàm này cũng có thể áp dụng trong việc gộp 2 cột trong Excel. Nếu như theo ví dụ trên thì bạn có thể thực hiện công thức hàm như sau:

=CONCATENATE(D5,” “,E5)

Trong công thức trên thì D5, E5 là các ô đầu tiên chứa dữ liệu của cột Họ và cột Tên, còn tác dụng tạo ra dấu cách giữa ký tự được ghép nối là dấu cách trong nháy kép (” “)

Cũng tương tự như khi dùng toán tử &, phải sao chép rồi Paste Value cho cột Họ và tên trước. Nếu muốn xóa cột Họ hoặc cột Tên sau khi ghép 2 cột trong Excel.

Cách gộp dữ liệu các cột trong Excel

Tương tự như việc nhập 2 cột thành 1 trong Excel thì với gộp nhiều cột chúng ta cũng có thể sử dụng toán tử & và hàm nối chuỗi CONCATENATE. Do đó, cách làm dưới đây bạn hoàn toàn cũng có thể áp dụng làm luôn.

Dùng toán tử & để gộp nhiều cột

Nhập công thức vào ô trống dùng để điền dữ liệu sau khi gộp cuột theo cấu trúc là:

=Chuỗi 1&” “&Chuỗi 2&” “&Chuỗi 3

Giả sử ở đây chúng mình muốn gộp 3 cột trong bảng tính lại thì công thức sẽ là

=D5&” “&E5&” “&F5

Dùng hàm CONCATENATE để gộp nhiều cột

Để kết hợp nhiều chuỗi văn bản lại với nhau để tạo thành một chuỗi mới thì bạn cũng có thể sử dụng Hàm CONCATENATE.

Nhập công thức vào ô trống dùng để điền dữ liệu sau khi gộp cột theo cấu trúc là:

=CONCATENATE(Chuỗi 1,” “, Chuỗi 2,” “, Chuỗi 3)

Công thức cụ thể cho việc ghép 3 cột ở ví dụ này là:

=CONCATENATE(D5,” “,E5,” “,F5)

Để ghép nhiều cột thì bạn cũng có thể sử dụng làm cách này.

Gộp nhiều cột trong Excel có xuống dòng

Chúng ta sẽ chèn thêm hàm hàm CHAR vào công thức để các chuỗi ký tự sau khi được ghép từ nhiều cột vào một cột.

Các bạn sửa công thức thành dạng như sau với trường hợp gộp cột trong Excel bằng toán tử &:

=Chuỗi 1 &CHAR(10)& Chuỗi 2&CHAR(10)& Chuỗi 3

Trong đó: CHAR(10) là hàm trả về ký tự xuống dòng hoặc dấu cách dòng mới. Nó sẽ tạo ra một dấu xuống dòng khi được thêm vào trong chuỗi văn bản.

Công thức cụ thể áp dụng vào trường hợp ghép 3 cột này là:

=D5&CHAR(10)&E5&CHAR(10)&F5

Chúng ta cần bấm vào biểu tượng Wrap Text của Excel vì khi bạn dùng xong công thức này thì dữ liệu sẽ chưa được xuống hàng ngay.

Click ngay: cách giảm dung lượng file Excel để biết cách làm đúng

Các bạn sửa công thức thành dạng như sau với trường hợp nối cột trong Excel bằng hàm CONCATENATE:

=CONCATENATE(Chuỗi 1, CHAR(10), Chuỗi 2, CHAR(10), Chuỗi 3)

Công thức cụ thể áp dụng vào trường hợp ghép 3 cột này là:

=CONCATENATE(D5,CHAR(10),E5,CHAR(10),F5)

Sau đó ở nhóm Alignment trong thẻ Home, các bạn cũng bấm vào biểu tượng Wrap Text  để xuống dòng.

Trên đây là hướng dẫn cách gộp dữ liệu 2 cột trong Excel theo hàm. Chúc các bạn thành công với những cách làm trên!