Cách dùng các hàm xóa khoảng trắng trong Excel đơn giản nhất

Trong các ô chứa dữ liệu có quá nhiều khoảng trống sẽ gây ra khó khăn khi người dùng thực hiện các công thức theo mục đích công việc. Vậy dùng hàm xóa khoảng trắng trong Excel như thế nào? Bạn đọc hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu các cách xóa khoảng trắng nhanh chóng, đơn giản.

Vì sao cần biết cách xóa khoảng trắng trong Excel?

Người dùng trong quá trình làm việc với bảng tính Excel sẽ thường xuyên gặp lỗi khoảng trắng. Những khoảng trắng này xuất hiện ở đầu dòng hoặc giữa những ký tự trong dòng. Hầu hết khoảng trắng này sẽ gấp đôi dấu cách hoặc kích thước bằng phím tab trong Word.

Có rất nhiều nguyên nhân gây xuất hiện khoảng trắng trong Excel như:

• Người dùng copy và dán dữ liệu từ file khác hoặc từ những trang web, tài liệu khác ngoài Excel. Tuy nhiên khi dán chưa xóa định dạng hoặc trường hợp đã xóa định dạng nhưng vẫn dính lỗi
• Do người dùng chuyển từ file Excel khác sang tuy nhiên không kiểm tra trước file gốc
• Chuyển file từ phiên bản Excel khác hoặc từ WPS Office sang những phiên bản Excel khác nhau.

Vô cùng bất tiện khi bảng tính có xuất hiện khoảng trắng và nhìn không đẹp mất thẩm mỹ, bên cạnh đó còn gây ra khó khăn cho người dùng như:

• Dữ liệu Excel có quá nhiều khoảng trắng nhìn không chuyên nghiệp
• Khoảng trắng trong Excel sẽ làm cho người dùng gặp khó khăn khi muốn dùng các hàm để lấy ký tự
• Gây cản trở cho người dùng khi thực hiện tính năng ghép nối ô dữ liệu
• Khoảng trắng trong Excel sẽ làm cho quá trình kiểm tra, tính toán dữ liệu xảy ra sai sót

Cách dùng các hàm xóa khoảng trắng trong Excel

Lượng dữ liệu lớn của bảng tính Excel lớn nên sẽ đòi hỏi sự chính xác cao bởi vậy việc sử dụng các hàm xóa khoảng trắng cần thực hiện đúng và nhanh chóng.

Một số hàm xóa khoảng trắng trong Excel hiện nay như:

Dùng hàm TRIM

TRIM được biết đến là hàm có thể xóa được khoảng trắng đầu dòng và giữa dòng trong dữ liệu Excel. Người dùng sử dụng hàm TRIM khi dữ liệu cần sửa dao động trong khoảng từ 10 – 100 dòng. Tuy nhiên nếu lượng dữ liệu quá lớn cần chú ý hàm khác.

Công thức hàm TRIM để xóa khoảng trắng trong Excel:

=TRIM(text)

Trong đó: Text là vị trí ô dữ liệu người dùng cần xóa khoảng trắng đầu dòng hoặc trong dòng trên trang tính Excel.

Cách thực hiện hàm TRIM:

Bước 1: Trước tiên người dùng tạo một cột phụ sau đó nhập công thức hàm TRIM tại ô tương đương trong cột phụ. Tiếp đến nhấn Enter.

Sau khi có kết quả ở ô đầu tiên hàm sẽ giữ nguyên định dạng font và khoảng cách của các chữ trong văn bản do đó người dùng tiến hành kéo thả thủ công để sao chép công thức. Nhấn vào dấu + ở kết quả ô đầu tiên và kéo đến hết vùng dữ liệu cần chỉnh sửa.

Bước 2: Khi cột phụ đã có kết quả sau xóa khoảng trắng, người dùng coppy cột phụ vào cột chính để bảng dữ liệu gốc đã xóa khoảng trắng là hoàn tất.

Nhược điểm của hàm TRIM yêu cầu người dùng phải kéo thả chuột thủ công để được sao chép công thức. Bởi vậy nếu dữ liệu có nhiều dòng sẽ gặp khó khăn trong việc kéo hết dữ, đặc biệt hàm TRIM chỉ có thể sử dụng dữ liệu ở định dạng text, tuyệt đối không sử dụng cho những dữ liệu số hay các định dạng đặc biệt.

Hàm TRIM chỉ xóa được khoảng cách thuộc bộ ASCII 7-bit(32). Trong trường hợp bảng tính chứa dấu cách không thuộc bộ giá trị này thì không thể sử dụng hàm TRIM để xóa được. Người dùng cũng cần lưu ý sử dụng hàm TRIM sẽ không loại bỏ được khoảng trống không ngăn cách được sử dụng ở website HTML.

Để không tốn thời gian khi thực hiện xóa khoảng trống trong Excel, người dùng khi nhập dữ liệu hãy nhấn tổ hợp Ctrl + F -> nhập hai dấu cách liên tiếp, đây là thao tác kiểm tra xem người dùng có nhập thừa dấu cách không. Cách để hạn chế lỗi khi sao chép, dán dữ liệu người dùng sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + V thay vì Ctrl + V.

Hàm SUBSTITUTE trong Excel 

Hàm Substitute được sử dụng trong Excel để loại bỏ khoảng trắng trên cả số và văn bản chữ.

Công thức của hàm Substitute xóa khoảng trắng trong Excel:

=SUBSTITUTE(text,old_text,new_text,[instance_num])

Trong đó:

• Text: Vị trí ô có chứa dữ liệu khoảng trắng cần xóa
• Old_text: Ký tự trắng hoặc khoảng trắng trong ô dữ liệu cần được sửa
• New_text: Dữ liệu người dùng muốn thay cho khoảng trắng
• [instance_num]: Số lần xuất hiện của khoảng trắng người dùng muốn thay bằng dữ liệu mới.

Các bước thực hiện xóa khoảng cách trắng bằng hàm Substitute:

Bước 1: Trước tiên người dùng tạo một cột phụ sau đó nhập công thức hàm Substitute tại ô tương đương trong cột phụ.

Tại ô đầu tiên trong cột phụ người dùng nhập =Substitute(Vị trí ô có chứa dữ liệu khoảng trắng cần xóa,’   ‘,’ ‘) sau đó nhấn Enter.

Sau khi có kết quả ở ô đầu tiên hàm sẽ giữ nguyên định dạng font và khoảng cách của các chữ trong văn bản do đó người dùng tiến hành kéo thả thủ công để sao chép công thức. Nhấn vào dấu + ở kết quả ô đầu tiên và kéo đến hết vùng dữ liệu cần chỉnh sửa.

Bước 2: Sau khi có kết quả, người dùng chọn toàn bộ cột phụ, sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl +  C để thực hiện Copy. Tiếp đến nhấn chuột vào ô dữ liệu gốc cần xóa khoảng trắng và chọn biểu tượng dán giá trị giống như hình dưới đây:

Trong trường hợp người dùng không nhập [instance_num], bảng tính Excel sẽ tự động hiểu người dùng muốn xóa tất cả các khoảng trắng bao gồm cả khoảng trắng hoặc khoảng cách đầu dòng. Với cách này người dùng sẽ phải kéo thản để sao chép công thức, đặc biệt nếu không cẩn thận với cách xóa này sẽ xuất hiện lỗi cho dữ liệu.

Kết hợp hàm TRIM với hàm CLEAN để xóa khoảng trắng Excel 

Với những dữ liệu nhiều khoảng trắng, phức tạp không thể sử dụng hàm TRIM để xóa hết khoảng trắng, trường hợp này người dùng sẽ cần kết hợp hàm TRIM và hàm CLEAN. Sự kết hợp đây là cách xóa tối ưu và được sử dụng nhiều nhất, giúp xóa toàn bộ những khoảng trắng thừa trong dòng.

Công thức kết hợp hàm TRIM và CLEAN:

=TRIM(CLEAN(ô văn bản cần xóa khoảng trắng))

Cách thực hiện hàm TRIM và CLEAN:

Bước 1: Trước tiên người dùng tạo một cột phụ sau đó nhập công thức hàm Substitute tại ô tương đương trong cột phụ.

Tại ô đầu tiên trong cột phụ người dùng nhập =TRIM(CLEAN(Vị trí ô có chứa dữ liệu khoảng trắng cần xóa)) sau đó nhấn Enter.

Sau khi có kết quả ở ô đầu tiên hàm sẽ giữ nguyên định dạng font và khoảng cách của các chữ trong văn bản do đó người dùng tiến hành kéo thả thủ công để sao chép công thức. Nhấn vào dấu + ở kết quả ô đầu tiên và kéo đến hết vùng dữ liệu cần chỉnh sửa.

Bước 2: Sau khi có kết quả, người dùng chọn toàn bộ cột phụ, sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl +  C để thực hiện Copy. Tiếp đến nhấn chuột vào ô dữ liệu gốc cần xóa khoảng trắng và chọn biểu tượng dán giá trị giống như hình dưới đây:

Xem thêm:

• Hàm VALUE trong Excel là gì? Lưu ý gì khi sử dụng hàm VALUE?
• Định dạng số trong Excel là gì? Tìm hiểu cách dạng số trong Excel

Lưu ý khi dùng Excel hạn chế dòng trống và khoảng trống

Không cần phải tìm cách xóa hay sửa lại báo cáo do các khoảng trắng trong Excel, người dùng cần lưu ý một số điều dưới đây như:

• Trong quá trình nhập dữ liệu thủ công bằng tay cần chú ý lượng phím cách đã nhập. Ngay từ khi nhập dữ liệu cần chú ý để không phải sửa lại file nhiều lần
• Sau khi nhập xong các file dữ liệu, hãy Dùng tổ hợp phím Ctrl + F sau khi nhập xong các dữ liệu, tiếp đến nhập vào ô tìm kiếm ‘  ‘ bằng cách gõ liên tiếp 2 dấu cách để kiểm tra người dùng có nhập dư không
• Người dùng sử dụng Insert để lấy file bảng tính khác, kiểm tra kỹ dữ liệu được trích xuất xem những dữ liệu đó đã được phân tách đúng chưa
• Trường hợp cần Copy từ file khác, thay vì nhấn Ctrl + V người dùng hãy sử dụng tổ hợp Ctrl + Shift + V để dán. Tính năng của tổ hợp phím này sẽ giúp người dùng xóa định dạng gốc của phần dữ liệu. Cách này sẽ không thể triệt để các khoảng trắng nhưng giúp người dùng không gặp lỗi khi dán

Trên đây taizozo.vn đã hướng dẫn bạn thực hiện cách Cách dùng các hàm xóa khoảng trắng trong Excel đơn giản nhất. Từ đó bạn đọc sẽ áp dụng các kiến thức vào việc học tập, làm việc được đơn giản, dễ dàng hơn. Hãy thường xuyên cập nhật thêm những bài viết khác tại đây để nhận được nhiều kiến thức hữu ích khác.