Cách định dạng ngày tháng trong Excel thao tác đơn giản

Cách định dạng ngày tháng trong Excel là việc làm vô cùng cần thiết và sử dụng thường xuyên. Thế nhưng, không phải ai cũng nắm rõ được điều này. Dưới đây là các thao tác đơn giản bạn có thể áp dụng luôn.

Tại sao định dạng ngày có thể gặp vấn đề khi thay đổi?

Định dạng Excel rất hay bị lỗi vì một số nguyên nhân. Dưới đây là những nguyên nhân điển hình hay gặp:

• Trong ngày tháng dấu nháy đơn có thể được bao gồm ;
• Một ô có thể quá rộng;
• Trong cột có thể có văn bản, không phải ngày tháng (mà thực sự là số);
• Ngày được căn trái;
• Ngày tháng được định dạng là số âm;
• Trong Excel hàm TEXT không được sử dụng.

Việc tổ chức dữ liệu trong Excel vẫn đóng vai trò vô cùng quan trọng ngay cả khi ngày được định dạng chính xác. Tuy nhiên, thông tin chi tiết trong quá trình phân tích bị ảnh hưởng ngay cả khi dữ liệu lộn xộn vì nó đã được định dạng rồi.

Định dạng ngày tháng trong Excel

Microsoft Excel lưu trữ ngày và giờ rất chuẩn, nếu bạn không hiểu rõ thì cũng có thể sẽ bị gây nhầm lẫn.

Excel lưu trữ ngày tháng dưới dạng số tuần tự và nó chỉ là định dạng của ô khiến một số được hiển thị dưới dạng ngày, giờ hoặc ngày và giờ.

Ngày tháng trong Excel

Lưu trữ dưới dạng số nguyên thuộc về tất cả các ngày đại diện cho số ngày kể từ ngày 1 tháng 1 năm 1900, được lưu trữ dưới dạng số 1, đến ngày 31 tháng 12 năm 9999 được lưu trữ là 2958465.

Trong hệ thống này:

• 2 là 2 tháng 1 năm 1900
• 3 là 3 tháng 1 năm 1900
• 42005 là ngày 1 tháng 1 năm 2015 (vì là 42.005 ngày sau ngày 1 tháng 1 năm 1900)

Thời gian trong Excel

Số thập phân đại diện cho thời gian được lưu trữ trong Excel, trong khoảng từ .0 đến .99999, đại diện cho một tỷ lệ thức thời gian trong ngày, trong đó .0 là 00:00:00 và .99999 là 23:59:59.

Ví dụ:

• 0,25 là 06 giờ sáng
• 0,5 là 12 giờ trưa
• 0.541655093 là 12 giờ 59 phút 59 giây chiều

Ngày và giờ trong Excel

Ngày và giờ được Excel lưu trữ dưới dạng số thập phân bao gồm một phần thập phân biểu thị thời gian và một số nguyên biểu thị ngày.

Ví dụ:

• 1.25 là ngày 1 tháng 1 năm 1900 6 giờ sáng
• 42005.5 là ngày 1 tháng 1 năm 2015 12 giờ trưa

Hướng dẫn Cách định dạng ngày tháng trong Excel

Trong một số trường hợp thì kết quả hiển thị bằng số 40951 khi người dùng nhập ngày 12/02/2012. Giải thích là, từ ngày 0/1/1900 giá trị ngày tháng của Excel sẽ bắt đầu và nếu nhập 12/02/2012 sẽ cách ngày 0/1/1900 đúng 40951 ngày.

Và khi cho ra kết quả như thế thì khi nhập ngày tháng trong Excel ra giá trị như vậy là không đúng. Dưới đây là các bước làm để bạn định dạng được đúng ngày tháng một cách chuẩn nhất.

Bước 1: Click chuột phải rồi chọn Format Cells tại ô giá trị ngày tháng bạn muốn nhập.

Xem ngay: cách đếm ký tự trong Excel để biết cách làm đúng

Bước 2: Tại giao diện hộp thoại Format Cell > chọn tab Number > click vào định dạng Date. Lựa chọn kiểu hiển thị thời gian mà bạn mong muốn ở phía bên tay phải. Chúng ta nhìn vào phần Sample bên trên để hiểu rõ hơn về ngày tháng hiển thị như thế nào.

Nhấn chọn kiểu hiển thị rồi chọn OK.

Dữ liệu chuyển sang đúng kiểu định dạng ngày đã chọn ngay sau khi thực hiện xong thao tác.

Hoặc bạn có thể thao tác đơn giản bằng cách làm sau. Trước hết bạn cũng mở hộp thoại Format Cells chọn tab Number rồi chọn mục Custom.

Ở trong ô Type, sau đó bạn điền đoạn mã ngày tháng vào.

• Ngày có định dạng 1 – 31: d
• Ngày có dạng 01 – 31: dd
• Ngày có dạng Mon – Sun: ddd
• Ngày có dạng Monday – Sunday: ddd
• Tháng có dạng 1 – 12: m
• Tháng có dạng 01 – 12: mm
• Tháng có dạng Jan – Dec: mmm
• Tháng có dạng January – December: mmmm
• Năm có dạng 00 – 99: yy
• Năm có dạng 1900 – 9999: yyyy

Một số thủ thuật nhập ngày tháng trên Excel:

• Nhấn vào ô chứa giá trị rồi nhấn tiếp vào tổ hợp phím CTRL + SHIFT + # nếu muốn định dạng nhanh ngày tháng mà không muốn mở Formats Cells;
• Bạn chỉ cần click đúp vào viền phải của ô nếu trường hợp ô giá trị ngày tháng hiển thị ###### thì cần mở rộng ô;
• Nhấn tổ hợp phím Ctrl + ; để nhập ngày tháng hiện tại trên máy tính vào bảng Excel.

Chuyển đổi định dạng ngày sang các ngôn ngữ khác

Bạn có thể cần phải chuyển đổi sang một ngôn ngữ khác trong trường hợp ngày tháng bạn đang sử dụng cho một số vị trí khác nhau.

Bước 1: Chọn ô bên phải.

Bước 2: Nhấn Ctrl + 1 hoặc Command + 1.

Bước 3: Từ menu Numbers, hãy chọn Date.

Bước 4: Bên dưới menu Type, có một menu drop-down cho Locale.

Bước 5: Chọn ngôn ngữ phù hợp

Click ngay: cách đặt pass cho file Excel để biết cách làm 

Để tùy chỉnh ngôn ngữ thì bạn có thể làm theo bước sau:

Bước 1: Làm theo các bước để tùy chỉnh ngày

Bước 2: Bạn cần thêm mã ngôn ngữ vào trước định dạng ngày tùy chỉnh khi bạn đã tạo định dạng ngày phù hợp.

Bước 3: Chọn mã ngôn ngữ phù hợp. Tất cả các mã ngôn ngữ được định dạng là [$-###]. Một số ví dụ bao gồm:

• [$-409] —Tiếng Anh, Hoa Kỳ
• [$-804] —Trung Quốc, Trung Quốc
• [$-807] —Đức, Thụy Sĩ

Trên đây là cách định dạng ngày tháng trong Excel thao tác đơn giản. Chúc các bạn thực hiện thành công!